简普 简普固定资产与档案专业管理 2024-05-6 14:10 广东

信贷档案信息化、专业化管理，建立科学的信贷档案管理制度及档案流转标准化流程，实现档案介质数字化、档案管理系统化和档案查询信息化，从而提升档案使用效率、减少远程调档、增强信贷业务常态化监管、节约档案管理成本，达到“合规经营，从严治贷”的信贷管理目标。如我行拟购置一套信贷档案管理软件，对信贷档案实行信息化管理。

一、农商银行信贷档案管理现状

农商银行下属支行众多，且地域分散，为了便于信贷业务的开展，信贷档案一直以来都采用属地保管的方式，存在以下问题：

1. 档案室保管环境参差不齐：大部分未配消防设备、档案室乱堆其他杂物、未安装进出监控、各保管柜子不统一、没有达到防潮防水防火的严格标准等；

2. 档案管理制度不明确：未采用双人双钥匙管理，进出没有记录登记，甚至有支行档案室处于无管理状态，存在严重的人为道德风险！

3.  档案入库不及时：档案放款后未能及时移交档案室，入库保管，较多支行今年新增档案都未进行扫描入档，移交档案室，长期由客户经理保管，档案管理完全失控状态，存在严重的档案丢失风险！

4. 档案归档效率低下：档案管理软件工具与流程不合理！每份档案入库前由客户经理进行收集、整理、编目录、扫描（每页）、改名称（每页）、文件合成、上传（每页）、装订、手工标签、入库，工作操作量大，每份档案要半天时间才能完成，以致各支行未能及时移交档案主要原因。

5. 没有档案台账表：各支行没有档案台账表，无法及时了解有多少档案？多少档案是在档案室保管？多少档案在客户经理手上？多少档案是严重超时未移交的？处在无管理无要求状态！

6.现电子影像效果不好:日常工作还是要依赖实物档案，如行内行外检查不能直接使用电子影像完成，而要求调档实物档案。

7.调档时间长并安全性低：异地调档要提前准备，并要双人护送，调档路程人员出问题则是大事故。也有支行直接将未装订档案送总行，存在严重的档案丢失风险！

8. 信贷档案管理权责不清：各支行都基本上是客户经理一人完成，无法达到省联社要求将档案使用、保管、监管分离的严谨合规要求。

    9. 信贷档案管理未能考核与量化：各支行没有档案管理数据，没有明确工作节点负责人，档案安全与效率无法问责到人，监管无法常态化！

二、信贷档案实行信息化管理的可行性

1.优化档案管理方案，在总行建立标准密集架档案室，实现全行信贷档案集中保管，建立高效的电子影像库，组建档案室管理小组负责档案收集、接收、扫描、装订装盒、入库上架、档案保管。完全解决档案管理风险，提升信贷管理效率。

2.建立集中式档案库房：现计划在总行改造为密集架库房，按省市级档案馆标准搭建（防火、防水潮、防高温、防盗、防虫、防鼠、防有害气体、防光、防磁）硬件条件标准，以及专业档案室管理人员与制度，建设周期约1个月。设计图请见附件。

3.建立专业高效档案管理系统：参考（梅州农商行、兴宁农商行、潮阳农商行、五华农商行、龙川农商行、鹤山农商行、高州农商行等），实现实物档案规范化管理，建立高速扫描流水线、解决全行各节点档案管理应用，总行档案室人员配备：存量档案移交扫描入库4人，存量档案入为完成后日常档案管理保留2人即可，各支行不配备档案管理员。

4.存量档案快速移交扫描上线：该系统包含“高速扫描流水线”的解决方案，制定各工作环节操作规范，实现批量、智能的高速扫描，显著提升工作效率，按我行现存量约1万份预估4-6个月内完成接收扫描上线工作。

5.减少调档，提升档案利用效率：实现信息化管理后，每份档案都有详细规范的电子档案，在内网电脑上便可轻松查阅档案的详细资料，彻底改变远程调档的传统模式。

6.保障实物档案的安全：实现信息化管理后，减少实物档案的翻阅和使用，延长了档案的保存年限，防范各种人为道德风险。

7.降低各支行客户经理工作量：客户经理收集完毕后，整理则可以移交总行档案室，将以前繁重的档案编号、扫描、改名、上传、装订等工作省掉，可以将时间转移到客户业务工作中去。

8.降低各支行网点成本投入：因为本方案只需要总行档案室配置高速扫描仪、标签打印工具、装订机、空调、监控、恒温恒湿等硬件，各支行网点不需要增加任何硬件投入，不需要配置扫描、装订、空调、监控、恒温恒湿、保管等档案管理硬件。减少各支行人力物力成本。

9.提升信贷风控的颗粒度和时效性：授信管理部可将信贷档案检查纳入日常工作中，随时检查信贷档案，可纵向（贷款周期内的检查报告和还款情况）横向（关联企业、多笔贷款之间）多维度及时发现和防控风险，提升管理颗粒度。

10.提升贷后管理应用：档案未按规定时间与要求移交的及时提醒，贷款资料到期提醒,大额贷款过期未检查提醒等。

11.建立完善的信贷档案管理制度：基于档案管理系统的全新档案管理制度，涵盖信贷档案各个流转环节的管理要求和操作规范，结合系统能快速查询信贷经理工作的时效性和规范性，确保档案管理制度的落地，达到“约束员工行为，增强规范意识，让工作有据可依，让管理有度可循”的管理目标。

12.制定档案管理制度和各流程标准作业流程（SOP）

简普公司专注于全国农信系统信贷档案管理领域，拥有数十家农合机构的实施经验，深刻了解上级监管部门对信贷档案的风控要求以及农合机构在实际管理中对效率与成本的平衡需求，深知只靠一套强大的管理系统是不足以同时满足上述两方面要求的。

软件只是工具，没有完善的制度软件只能徒增工作量；但要是没有强大的软件支持，再完善的制度也无法落地执行，流于形式。简普公司在近十年的深耕市场过程中，不断理解和完善客户需求，积累客户的先进管理理念，并形成自己的知识储备和动态解决方案，帮助客户高效解决遗留问题和提升管理绩效。

简普公司会根据农合机构的信贷档案管理现状，确定管理需求和系统管理流程，协助客户制定全新的信贷档案管理制度和各流程SOP，包括档案收集、整理、移交、扫描、入库、资料追补、电子档案查阅、实物档案借阅、结清、销毁等场景的标准作业流程。

三、定制专属系统

简普信贷档案管理软件3.0是一套完善的系统平台，已成功服务数十家农合机构。我司会充分调研客户的管理现状、需求和现行制度，参考同类机构的管理经验，结合系统平台，为客户量身定制专属版本，确保管理制度的执行，提高信贷档案的应用效率和管理水平。

四、高速扫描流水线

存量档案影像化是一项巨大且繁琐的工作，简普创新性的提出“高速扫描流水线”的解决方案，将影像化工作化繁为简，有序高效。

经过前期大量的业务调研，简普设计了不同种类贷款的档案目录清单，完全贴合省联社对信贷资料的统一规范，充分考虑各个农合机构对信贷资料管理的差异化，并涵盖了信贷业务各个发展阶段的资料需求，对资料整理的规范性有着重要意义。

简普档案软件直接与高速扫描仪底层驱动对接，提高扫描效率，对原始图像进行条码识别、影像优化、自动归档、自动匹配目录清单等智能化处理，减少人为工作量，实现傻瓜式的批量操作，显著提升扫描工作效率。以一份100页的自然人贷款档案为例，单人2分钟内便可轻松完成扫描、校对、生产电子档案、上传等工作。

16.5. 良好的电子档案阅读体验

传统的档案管理软件只考虑档案分类归集和存储，电子档案多以附件形式展现，阅读体验差。若需要在一份1000页的企业档案中找某一份资料，往往需要从起始页开始翻查，费时费力。

简普自主研发的电子档案阅读器，获得国家专利著作权，具有如下优点：

保密性：无痕阅读，关闭阅读器后本地不存放电子档案文件。可设置水印效果，显示登陆人的信息，防止截屏和拍照。

响应速度：0.5秒内急速响应用户阅读请求，解决下载等待时间长的问题。

导航阅读：用户点击左侧目录栏，便可快速导航到需要阅读的资料，查阅速度优于实物档案。

影像效果：采用图像优化技术，更加接近实物纸张真实效果，可缩放旋转，保护视力。

批量打印：可批量选择需要打印的资料，操作日记会记录相关信息。 

五、信贷档案集中管理效率分析

1.信贷档案集中管理，解决了档案归档不及时问题，规避了档案丢失或损坏的风险，提升了日常调档效率（电子档案应用常规化），节约成本（各支行不再设置档案室，档案管理员，档案生成整理后则及时移交总行档案室，由总行档案室安排扫描，减轻客户经理工作量，各支行不增加硬件设备投入，节约场地、人力、配套硬件成本）。

2.规范档案全过程管理，进行节点把控，按档案类型规范统一（自然人、企业、按揭等进行目录标准化），由简普档案软件进行配置，落实到各支行客户经理档案收集与整理，解决档案不统一规范，不完整，不合规等问题，实现新老信贷经理放款规范，提升业务管理水平与效率。

3.建立高速扫描流水线，简普档案软件突破了技术难点，直接与高速扫描仪底层驱动对接，提高扫描效率，对原始图像进行条码识别、影像优化、自动归档、自动匹配目录清单等智能化处理，减少人为工作量，实现傻瓜式的批量操作，显著提升扫描工作效率。以一份100页的自然人贷款档案为例（相效一般档案扫描效率有百倍的提升，个人档案2分钟，企业档案5分钟则可以扫描分类上传完成），单人2分钟内便可轻松完成扫描、校对、生产电子档案、上传等工作，以致于全行配置2条扫描流水线，则可以完成全行档案集中扫描。

4.简普档案软件以时效性和用户体验为设计核心，推行信贷档案一档式流转，实物档案移交总行档案室保管，日常各节点档案调阅使用电子档案,原则是非必要实物档案不出库。简普公司做了大量的业务需求调研，实现了从业务初期的档案收集、信贷审批、放款、贷后管理（电子档案应用）、展期、贷款结清（不良）、行业行外检查（电子档案应用）、档案销毁的档案全生命周期管理，实现全过程电子档案应用，并兼顾了各农合机构的管理差异性。

5.建立省级标准双钥匙双人的档案管理制度，实现档案入库、上架、调位、借阅出库、归还、销毁等全过程管理，并实现每档一盒，每一盒一标（二维码标签），每档案位置管理,可以无序摆放，便捷查找档案位置（列、组、架），并结合PDA二维码扫描定位，科学便捷的档案管理。

 6.信贷档案集中整体解决方案，已在省内成功实施了十余家农合机构，获得客户一致好评。广东省联社领导亦对项目高度认可，并让汕头市潮阳联社在全省信贷工作会议上做了经验分享。整个项目建设周期1个月，4个月完成存量档案移交扫描入库，期初存量档案移交阶段配置人员4人，后续常规阶段留2人管理则可。

7.信贷档案集中管理项目重点配置，首先是总行集中档案室库房，要求可以支持未来5-10年以上增量档案存放；再则引进成熟专业的信贷档案软件及服务，学习参考兄弟单位（兴宁、五华、梅州、龙川、鹤山等农商行）成功经验，一步到解决档案规范管理提升效率问题；并配置档案软件

六、配置硬件及耗材，如下图参考：

七、参考案例

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